大きい会社の小さい会社の支払処理

　

この記事はUbieCorporateアドベントカレンダー
https://adventar.org/calendars/7774　の13日目（12/13）にエントリーしています！

 

こんにちはUbie株式会社で経理をしております。Fukuです。

Ubieは現在従業員200名程度、300名になった時にどんな処理フローになっていれば、スムーズに経理処理ができるかな？と考えるようになりました。

これを機会に会社の規模ごとの経理処理の流れについて考えてみたいと思います。

 

会社の規模ごとの最適な経理処理の流れにご興味がある方に読み進めて頂けますと幸いです。そしてUbieで一緒に最適な経理処理の流れを作って行きたいと思って頂ければ最高です！

 

初回は支払処理から

家族の都合もあり、比較的様々な規模の会社の経理をやってきました。

ここでは私の経験をまとめます。
※案件ごとに外部サービスの仕入れや業務委託の発注が生じる業態、社内のほとんどの人間がそれぞれ費用を使う場合をイメージしています。100人中80人が工場のライン業務についている。100人中90人がコンサルサービスを提供していて、立替えの交通費ぐらいしか発生しないよ。という場合には人数イメージが合わないかもしれません。

  1. ほぼ個人

    法人格があったとしても所有者＝経営者。そして従業員はいないパターンです。このパターンだと、請求書を経営者が受け取って、心当たりがあるものを自分で支払うか、記帳代行業者さんに支払処理をお願い、そして請求書を記帳代行業者さんに渡すでしょうか。

    特に購買申請もいらないし、ましてや案件コードで費用を管理することもない。当然案件ごとに採算は管理しているでしょうが、すべては経営者の頭の中か手元のメモにあります。でもこれでＯＫ。すべては自分のお金ですから、しっかりコスト管理されています。
    またこのパターンだと、経費精算もバラバラの領収書が入った封筒を記帳代行業者さんに渡すパターンでしょうか。特に承認等はなく費用処理されていきます。

  2. 従業員５名程度

    私が経験したのは大手企業の海外子会社でした。

    この規模だと代表者が請求書にざっと目を通して、心当たりがあれば記帳代行業者さんに支払処理をお願い（社内で支払処理する場合も。）、そして請求書を記帳代行業者さんに渡すでしょうか。

    そもそも買っていいかは代表者が逐次判断。メールでOKをもらえば十分といった感じです。

    さすがに５名がそれぞれ領収書が入った封筒を記帳代行業者さんに渡すことはなく、経費精算申請シートがあります。（単なるエクセルですが）経費精算申請シートを代表者が確認して、問題がなければ記帳代行業者さんに渡すイメージでしょうか。

  3. 従業員30名程度

    この辺から誰が買ったものの請求書かわからない場合が発生し始めます。そして代表者も請求書を全部渡されても払っていいかは判断できず。。。購買申請が必須となります。

    請求書は発注した担当者宛に届くのが理想でしょうか、届いた請求書に購買申請（システムなのか、この規模なら代表者のOKメールでもなんとかなります）を付けて経理に連携頂きます。

    たまに担当者が記載されていない請求書が来ると担当者を探すことに。。。でもまあこの規模だと大体どの部署が使った請求書かはイメージできます。そして部署のマネージャーに聞けば誰の案件かはわかります。たまにたまにわからないこともありますが、部署のマネージャーがメンバーにメールで聞けば回答があります。各部署メンバー10名以下なので、聞かれた方も自分かもと思って確認しますし、実際自分の担当の場合もあります。

    案件ごとの採算を見るためにはどの案件に使った費用かを申請してもらう必要があるので、案件番号でしっかり管理していく必要も出てきます。（場合によっては仕掛品を認識する必要もあります。）案件ごとに案件番号を取ってもらって、売上も費用も案件番号を経理に連絡してもらう必要があります。

  4. 従業員80～100名程度

    きっとこれくらいからどんなに探しても誰の請求書かわからないものが出てくるのではと。私はこの規模ちょうどの会社に勤務したことはなく。

    80～100名となると迷子請求書の問い合わせが頻繁にある＆自分のものである可能性は低いで、他の業務も忙しい状況で問い合わせメールに反応するのが難しい場合も。。。この規模になる前に請求書の宛先が発注した担当者になっているかが勝負の分かれ目でしょうか。

    １枚の請求書に複数の案件の請求が載るような場合には、明細ごとに案件番号を振ってもらう必要が出てきます。同一先から購入した場合にも、案件ごとに別請求書になるのが理想でしょう。

  5. 従業員200名～400名程度

    この規模の会社に勤務した時には、事前にシステム上で購買申請、発注担当者に請求書が届いて発注担当者がシステム上で購買申請と紐づけて支払依頼という流れが既に出来上がっていました。

    大手の子会社だったこともあると思いますが、発注担当者さんから経理への連携は十分にできている状況で、次は月次締めまでに費用が計上できるよう、支払申請のタイミングを早めたり、最低期末には届いていない高額請求書について概算計上申請ができるようにチャレンジしていく段階でしょうか。これぐらいになると迷子請求書は迷子の郵便物という取り扱いで、経理ではなく各部署内で解決されます。

  6. 従業員x万人以上

    1000人規模の企業に勤めた経験がなく。一気にこの規模の話になってしまいます。ご容赦ください。

    この規模で上場しており、増収増益を目指すような企業になると、予実管理は非常にシビアなものになってきます。高額請求書については月次での概算計上も問題なくできており、主な焦点は予算の精度をいかに上げるかに移っていきます。

    この規模でも気を抜けないのは、部署の大規模再編があった場合には、請求書の送付先を整理しておかないと大変なことになることでしょうか。

 

いかがでしたでしょうか、皆様のご経験もコメント等で共有頂けますと幸いです。

 

Ubieは現在従業員200名程度ですが、急激に成長したため、ここまでで記載した私の経験とは違った状況にあります。また、上記のそこそこ一般的な仕組みを踏襲するのではなく、最適な仕組みを一から考え出そうとしています。

また経理だけでなくほかの部署でも、会社の仕組みを作って行く取り組みがあります。ご興味持っていただけましたらご連絡を頂けますと幸いです。

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